Сохраните исходную базу
До очистки и переименования колонок сохраните отдельную копию файла. Зафиксируйте дату выгрузки, источник и количество записей. Эта копия нужна, чтобы вернуться к исходным значениям, если при преобразовании обнаружится ошибка.
Разделите работу на два этапа: подготовка файла и перенос в CRM. Так проще понять, где возникло расхождение. Не редактируйте единственный экземпляр базы и не используйте рабочие контактные данные для публичной демонстрации продукта.
Определите назначение каждой колонки
Название поля должно объяснять, что в нём хранится. «Имя» может означать контактное лицо, организацию или название сделки. Если эти значения смешаны, сначала разделите их. Не переносите хаос под новыми заголовками.
Для дат выберите единый формат. Для телефонов сохраните код страны. Идентификаторы с начальными нулями храните как текст: при автоматическом преобразовании в число эти нули могут исчезнуть.
| Исходная колонка | Поле назначения | Проверка |
|---|---|---|
| Клиент | Имя контакта | Не пустое |
| Компания | Организация | Не смешана с именем человека |
| Почта | Формат и дубли | |
| Менеджер | Ответственный | Сотрудник определён |
| Комментарий | Примечание | Текст сохранён полностью |
Проверьте дубли до массовой загрузки
Не объединяйте записи только по похожему имени. Два человека могут называться одинаково, а у одной компании может быть несколько контактов. Сначала определите правило сравнения: внешний идентификатор, email, телефон или сочетание полей.
Сомнительные совпадения лучше вынести в отдельный список для ручной проверки. Сохраните связь с исходными строками. Тогда будет понятно, какие сведения вошли в объединённую карточку.
Сделайте небольшой пробный импорт
Возьмите примеры разных типов: контакт без email, организация с несколькими людьми, длинное примечание, запись с датой и дубль. Посмотрите предпросмотр колонок и убедитесь, что поля сопоставлены правильно.
После загрузки откройте несколько карточек и сравните их с исходником. Отдельно проверьте кириллицу, переносы строк, телефоны, даты, связи и ответственных. Число загруженных записей должно объясняться: успешно, пропущено, объединено или отклонено.
- Количество исходных и обработанных строк согласуется.
- Ошибки перечислены с понятной причиной.
- Связи между клиентами и организациями сохранены.
- Порядок исправления или отмены импорта проверен для выбранного продукта.
Назначьте момент перехода
Договоритесь, когда команда прекращает обновлять прежний файл и начинает вести базу в CRM. Иначе новые сведения появятся сразу в двух местах, и импорт быстро устареет.
На сайте Adaptum можно проверить сам принцип на демонстрационном CSV: увидеть колонки, ошибки и результат. Это локальная демонстрация в браузере; она не переносит данные в рабочую CRM. Для подключения компании порядок миграции согласовывается отдельно.